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文以载道,制以强企 ——谈企业标准编写

时间:2021-05-31 来源:筑材网

企业标准作为企业标准化的基础和支撑,在从传统的管理方式向标准化、精细化管理转变过程中尤为重要。如何设计、编写出一套科学、完整、有效的企业标准,是企业标准化管理实施成败的关键。笔者认为,施工企业建设标准体系,可以从体系设计、标准文件编写和体系管理改进三个方面来考虑。

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系统规划——标准体系设计

建筑企业管理纷繁复杂,要做到管理高效、覆盖全面、层次清晰,在标准化过程中必须对标准体系从体系架构、标准分布、文件层次和内容等方面进行系统规划和设计。

1.标准体系架构设计

标准体系架构其实要解决的就是企业标准体系的问题,这个体系横向应覆盖企业管理的方方面面,纵向应贯穿施工生产的全过程和组织的各个层次。国家相关标准对企业的标准体系给出了若干架构模式:国家标准GB/T13017-2008《企业标准体系表编制指南》给出的层次结构的架构模式。

其实,通过对建筑企业价值链的分析(见图3)我们发现,施工企业的管理通常包括职能管理(如人力资源管理、财务管理等)以及业务管理(对项目的管理,包括项目的营销、组织管理、施工管理等)。通常情况下,施工企业对业务的管理分为两个层次的管理,即公司对全部项目的“面上”管理,以及项目部对项目施工现场的“点上”管理。

为此,利用价值链分析,施工企业管理标准体系总体可以分为职能管理和业务管理两大体系。在此基础上,可根据不同体系所覆盖内容的不同,运用系统方法,逐级展开,最终形成覆盖企业管理各个方面的管理标准文件系统。

职能管理体系对业务管理体系提供必要的服务、支持和监督;业务管理体系保证企业的生产运作正常,为顾客提供满足要求的产品。职能管理体系根据企业的性质、管理特点等不同,内容有所不同,通常包括:综合管理、人力资源管理、财务资金管理、技术管理、法务合约管理、党群管理等模块。业务管理体系根据实施主体不同,又可分为运营管理现场管理两大系统:

(1)项目运营管理体系

企业层次为实施主体,从企业层面对公司所有项目的运营管理进行指导和监督,以确保企业生产总体平稳、高效为目的;

(2)项目现场管理体系

项目部为实施主体,从项目层面对现场生产管理的各个环节进行管理和监控,以项目履约和满足企业管理要求为目的。

目前,我国多数施工企业,出于管理需要,或多或少的建立了职能管理和项目运营管理相关管理文件。但是,由于企业对于项目现场管理文件的重视程度不够,导致项目部现场管理文件普遍缺乏。而建设现场管理标准化体系将是优秀施工企业进一步提升管理的标准化、精细化程度的重要手段。

2.标准文件的层次体系设计

由于施工企业业务规模、管理模式、经营区域等的不同,其标准文件的数量、篇幅等均有所不同。根据管理的需要,标准文件可以分为三个层次:纲领性文件、程序性文件和操作性文件。

3.标准的文件构架设计

根据企业管理标准化的特点,结合文件管理的需要,施工企业的标准文件应该包括四个部分:

(1)文控部分

包括文件的基本信息、编制信息和修订信息等,是实现对标准文件有效管理的基础。

(2)前导部分

简要说明编制本标准文件的主要目的,以及文件的适用范围,是对标准文件概述。

(3)主体部分

包括活动相关部门和岗位的职责权限、工作的具体流程,以及对关键活动节点的管理要求等,是标准文件的主体。

(4)附录部分

列出活动过程中需要使用的相关文件(包括管理需要使用的记录表格和工作模板等),根据实际情况为可选模块。

应当指出的是,因为编写的是标准,因此这四个部分的内容应满足GB/T1.1-2009《标准化工作导则第1部分:标准的结构和编写》关于每项标准应具有资料性概述要素、规范性一般要素、资料性补充要素和规范性技术要素的规定。

 2 

三易其稿——标准化管理文件编写程序

标准化管理文件是企业管理的基础,其编写过程中应明确编制计划(包括责任部门/人员、完成时间、相关单位等),并在充分听取不同管理层级、不同职能系统的意见,在充分讨论、修改的基础上完成。

1.初稿编写

在编写文件初稿时,必须广泛收集相关信息,并对所有需要规范的管理活动,运用5W1H的方法,提出明确的管理要求,实现对所有管理节点的全覆盖。这一阶段主要目的是明确管理要求,文件主要是由编写责任人以及本部门的相关岗位完成,明确活动的工作流程,提出各节点的管理要求,力争做到责任清晰、要求明确、覆盖完全。

为保证文件的实用性,文件的表达方式应尽可能的简单、形象,坚持“能用图片表示的不用表格,能用表格描述的不用文字”的编写原则。建议标准化管理文件的表达尽可能以“图+表+工作文件”的方式实现,以期达到“简单、清晰、易理解、易使用”的目的:

(1)图

可以是流程图(描述管理活动的职责分工及逻辑关系,主要用于管理制度和标准),也可以是示意图(针对具体问题提出具体要求,主要在项目现场管理文件中使用)。

(2)表

用表格的形式,简练的语言对工作活动的管理要求,包括工作质量和时间要求、责任部门/岗位、相关部门/岗位、活动的主要输出成果(如形成的“XXXX工作方案”、“XXXX工作计划”)等进行简要描述。

(3)工作文件

完成某项工作的具体载体,可能是审批表(如“项目付款审批单”),也可能是工作方案或说明(如“XXX会议方案”、“XXX管理策划书”、“XXX目标责任书”等),还可以是相关模板。工作文件具有很强的操作性,相关人员只要按照工作文件的要求完成相应内容,就能够有效保证工作的质量和效率。

2.审核讨论

标准是“为了在一定的范围内获得最佳秩序,经协商一致制定并由公认机构批准,共同使用的和重复使用的一种规范性文件”(GB/T 200001-2002《标准化工作指南 第1部分:标准化和相关活动的通用词汇》),“协商一致”是“标准”同“管理制度”的最大区别之一。企业标准的协商一致可以在文件初稿完成后,征求与此文件有密切关系的相关部门和管理层次(包括子分公司、项目部等)的意见,并经反复讨论,力求取得共识。由于这一过程中涉及到不同部门、不同层次,因此需要企业分系统组织相关部门和单位征求意见,运用流程分析方法,理顺管理流程,优化管理要求,讨论修改完善。在实施过程中,企业分管领导应积极参与,从企业的高度协调不同职能部门、不同管理层次的管理责、权、利。

3.审定发布

当所有的管理文件完成职能部门/管理层级意见征求和修改后,企业应组织由公司主要领导(如董事长、总经理等)主持召开文件发布前的最后审定,协调企业各管理系统的管理要求,并发布实施。

 3 
持续改进——标准体系管理

我国经济正处于一个快速发展时期,建筑业发展也是日新月异。因此,企业的标准体系不能一成不变,必须随着外界形势的变化和企业的发展而不断完善。在标准体系的运作过程中,必须建立一套完善的自我改进机制,以系统化、程序化的方式,确保标准体系时刻与企业的运营管理相适应。

1.建立标准文件管理制度

标准文件的管理是施工企业管理的重要内容,必须在明确企业管理责任部门的同时,建立相应的管理制度(这种制度的实质是“标准的标准”),从而实现对标准体系的系统、有效管理。标准文件管理制度应从文件的计划立项、起草编写、标准格式与内容、评审会签、审批发布、实施修订等方面提出明确要求,对标准文件实现全生命周期的有效管理。

2.组织开展标准实施监督

“好的执行是成功的一半”。标准实施时,为统一思想、明确要求,应组织各管理层次相关人员开展系统的培训和宣贯。同时,为保证标准各项管理要求的有效落实,在标准实施过程中,标准化管理责任部门应定期组织相关部门组成工作组,对下属单位进行指导,并对标准的实施和落实情况进行综合评估。

3.标准化的持续改进

管理是一个持续改进、螺旋式上升的过程。标准化在实施过程中也需要根据企业管理的实际需要,及时对标准的内容进行优化和改进。建议企业在推进标准化管理前期,每年年末组织开展标准评审,发现标准中需要改进之处,及时组织修改完善,保证标准的持续有效性。

管理标准化是建筑企业提升管理水平和竞争力的必由之路。企业能否将将管理的经验进行总结和固化并使之标准化,企业的管理标准是否不断完善并且得到有效的贯彻和实施,将对建筑施工企业能否在竞争中占据领先并保持领先产生决定性的影响。

责任编辑:xiaozhu

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